便利な文書管理ソフト|企業情報を守る方法【オフィスセキュリティを強化する】

セキュリティ機能も充実

文書管理ソフトを使うと、いろんな人にデータを見られてしまうのではないか?と心配になる人もいます。しかし、セキュリティ機能がついているソフトならアクセス権を設定することができるため、大切な情報をしっかりと守ることができます。

決裁書類作成時の利用比較

ソフトを使った場合

文書管理ソフトとパソコン決裁用のソフトを一緒に使用することで、紙の消費を防ぐことができます。紙の場合は印刷ミスや、押印ミスなどで何度も印刷し直す必要が出てきますが、ソフトの場合は簡単に修正することができるのです。

紙に印刷した場合

文書管理ソフトを使って紙に決裁用書類を印刷した場合、しっかりと手に持って確認することができます。データで確認してしまうと、流し見をしてしまって、しっかりと確認することができないという人には最適です。

便利な文書管理ソフト

システム

簡単導入

会社の中にサーバーを設置し、使いたい人はインターネットブラウザから利用する方法のためインストールや利用者ごとの設定にかかる手間を減らすことができます。また、現在の資産を利用することができるため導入コストを抑える事も可能です。

簡単操作

新しい文書管理ソフトを導入するとなると、操作方法をもう一度習得しなければならないと感じてしまう人も少なくありません。しかし、普段使用しているソフトを使って、承認処理のみインターネットブラウザで行なうという方法で操作をするソフトもあるため、操作方法を覚え直すのに抵抗を感じる人も気軽に利用することができます。

自動取り込み機能

複合機やスキャナーなど使って取り込んだデータを使って、ワークフローの申請をすることができたり、新しい情報として登録することもできます。その他にも、豊富な種類のコミュニケーションツールがついているため、離れた場所で仕事をしている人ともスムーズに文書のやり取り、情報交換をすることができます。

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